视频会议的早期发展阶段，大家关注的是可以看见并听见对方。而现在呢，实时分享內容，才是关键。分散式团队需要对各种数字和传统画面形式的內容进行分享和互动。事实上，在分散式协作的环境中，內容即时分享在一个视频会议体验中至少占到50%。

　　有时候视频会议的效果不尽如人意，其原因在于许多企业没有意识到对空间和视频体验进行设计的必要性——模拟出大家“共处一室”的工作体验。w66指出：会议室是视频会议最常发生的环境(79%)。然而，典型的会议室里通常摆放了长桌，让人际互动变得困难重重，并非视频会议的理想之所。人们在长桌边上只能正襟危坐，无法让每个人都集中出现在镜头內。通常情況下，会议室里只有一个屏幕，让数字內容分享变得困难，声音接入也因位置远近变得不平均。此外，受限于摄像头角度和有限的空间大小，当有人站起来或随意走动时，这些行为对会议进行都是具有干扰性的。

　　员工在视频界面上的呈现也是应用技术上的一大难题，糟糕的光线和摄像角度让一些人对开视频会议充满了担忧。据国外知名办公家具龙头企业Steelcase的研究指出，58%的员工觉得自己在镜头前显得苍白疲惫，这并非虚荣心作祟，而是一种视觉干扰;72%的人会一边开会，一边留意自己在镜头里的形象，这不仅会分散他们开会的注意力，也让他们在镜头里看上去不自然，对会议的投入程度造成影响。据Steelcase研究员Ritu Rajaj所说：如果视频会议环境的设计不够人性化，人在镜头里会看上去不自然。Ritu对一部分频繁使用视频工具的团队成员进行了研究。“我们发现人们在视频会议中往往表现得过于生硬或拘谨。他们正襟危坐，仿佛自己是新闻播报员，并且不敢有多余的肢体活动，”她解释道。研究人员还指出，人们在视频会议中很难做到目光接触，因为他们会不自觉地看着屏幕，而不是摄像头。如果摄像头的角度没有得到精确调试，会让你觉得镜头里的人们没有看着你。很多视频会议室的布局，都是为了满足人们坐着开会的习惯，因此与会者为了不跑出镜头，就不能在房间里随意走动，也因此让他们在白板上书画或做笔记，变得不切实际。

　　在设计会议室的过程中，其中一个挑战便是意识到采取不同形式的协作，也需要使用不同设计的空间。为了创造良好的视频会议体验，企业需要针对以下三种形式的协作进行思考。

　   信息型协作

　　分享信息、协调任务。它的会议时间通常较短——30分种到1个小时，目的在于让团队成员都了解项目最新动态。在这种协作形式中，看见并听见彼此和即时分享內容同样关键。

　   评估型协作

　　对各个项目选项进行反复斟酌并做出决定，这种协作形式需要团队成员能对多种內容进行评估，并进行民主且热烈的讨论与争辩。

　   生产型协作

　　结合知识、解决问题和创新。这个过程通常会花费几天甚至数个月的时间。作为最复杂的一种协作形式，它需要非常全面的设计解決方案，便于人们建立信任、舒适互动，在別人的想法上继续舔砖加瓦。此外，这个解决方案还需要让人在房间里能随意走动舒展，以便在接下來更长的时间內保持全身心投入的状态。

　   那么我们应该如何设计“视频会议室”?

　　1、认真考虑摄像头和麦克风的位置。设计布局要让所有用户都可以出现在镜头內，并可以被清晰地听见。考虑采用多屏幕布局，让用户可以同时看见对方和分享的內容，确保人们可以随意走动却不偏离镜头，也不会打断互动的进程。

　　2、创建让人们在小组合作和私密工作之间自由转换的分区空间。协作团队中的员工在一天当中要不断地在这些模式之间来回切换。房间里的玻璃墙既能隔音又能让人保持视觉接触。紧挨着团队空间的固定工作位，让团队成员无需离开就能暂时抽身。

　　3、设计确保可以随意活动并且经常变换姿势的环境，让员工保持体力充沛、全情投入。高脚椅高度的桌子鼓励人们站着工作，且不偏离镜头;或者作为转换空间，让人准备回到会议中去。带有视频会议的休息区设计是鼓励活动和休闲的另一中有效途径。

　　4、充分考虑与会双方的体验。为所有地区提供相似的视频会议环境，配备相同规格的工具和技术控制。配备足夠的白板和垂直介面展示传统的书面內容和数字信息，帮助分布式团队分享共识。

　　5、思考空间能如何帮助人们建立信任。例如，在团队房间之外，设置一个始终保持联通的“虫洞”(wormhole)即时视频系統——仿佛一扇窗戶，可以随时打开——無无论人们进进出出，随时进行对话。

　　6、考虑不同规模的团队会采取不同视频会议形式进行交流。无论是1对1、两两合作、还是分工协作，这些工作模式和整个团队坐在一起的合作一样的重要。尽可能在空间里多设置一些选择——例如，毗邻团队空间的视频会议亭、位与其中的私密角落、甚至是移动解决方案——充分利用办公室地产资源，鼓励使用各类科技设备。